Se evaluó la viabilidad de adoptar una herramienta de gestión documental para automatizar trámites burocráticos en una universidad pública, entregando una recomendación fundamentada junto con un mapeo de procesos y un roadmap de implementación para una eventual decisión futura.
La universidad necesitaba decidir si adoptar una herramienta específica de gestión documental para automatizar sus procesos burocráticos institucionales. Sin una evaluación técnica formal, la decisión corría el riesgo de derivar en una implementación costosa, dependiente de un proveedor externo y difícil de revertir.
En dos semanas se revisó la documentación técnica de la herramienta, se analizaron los procesos internos de la facultad y se realizaron reuniones con el equipo desarrollador para evaluar la viabilidad real de la implementación. El informe final recomendó no implementarla de forma inmediata, pero se entregó igualmente el mapeo detallado de todos los procesos afectados y un roadmap de 4 fases que documenta cómo debería ejecutarse la implementación si la institución decide avanzar en el futuro. De esta forma, la decisión quedó fundamentada en evidencia técnica y de procesos, en lugar de postergada por falta de información.
Se entregó un informe que recomendó no implementar la herramienta de forma inmediata, basado en el análisis técnico y de procesos.
Se documentó en detalle todos los procesos internos afectados por una eventual implementación, incluyendo equivalencias, aprobación de tesinas, títulos y pases.
Se elaboró un plan de implementación en 4 fases para guiar a la institución si decide avanzar con la herramienta en el futuro.
La universidad quedó con una decisión fundamentada y no postergada, preservando su soberanía tecnológica frente al proveedor externo.